Benefícios do uso do mapa mental no trabalho

Veja como é facil elaborar um mapa mental através exemplo.
Para visualizar o mapa é necessário possuir o Adobe Reader. Caso seu computador não o possua, faça antes o download.

Clique aqui para visualizar o mapa mental.

 

 


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Pacote de viagens Napo

A OZ! está organizando um pacote de viagem para quem quiser participar da Conferência Anual da NAPO, em Columbus – Ohio, nos Estados Unidos.
Esse é o maior evento de organização do mundo, onde acontecerão palestras, exposições de produtos organizadores produzidos nos EUA e em outros países.

Quem deve participar:

* Organizadores Profissionais.
* Decoradores e Designers.
* Pessoas que possuem ou desejam abrir um negócio no ramo de organização.
* Lojistas e fabricantes de produtos organizadores.
* Pessoas interessadas por conhecimento e novidades para organizar a casa, o trabalho e as tarefas pessoais.


Data do Evento: 21 a 24 de abril em Ohio – Columbia – EUA.
Veja a programação completa sobre a conferência da NAPO (em inglês): http://www.napo.net/pdfs/conference/2010/NAPO_2010_Registration_Brochure.pdf/


PACOTE OZ! NAPO 2010

Programação de 6 dias: São Paulo – Columbia – Nova York – São Paulo

21/04 – 20:55h – Saída de São Paulo (GUA) rumo a Columbus (vôo com escala em Atlanta)
Classe Econômica – Cia Aérea Delta
Hospedagem no Crownw Plaz Hotel Columbus 3

22/04 a 24/04 – Visita ao Evento NAPO

25/04 – 11:30h – Saída de Columbus rumo a Nova Yoork
Hospedagem no Hotel Pennsylvania 2

25 e 26/04 – Vide abaixo Roteiro em Nova York

27/04 – Dia Livre para passeios e compras
21:55h – Volta para São Paulo (GUA)
Classe Econômica – Cia Aérea Delta

ROTEIRO EM NOVA YORK

1º dia: 25/04
Visita à maior loja de organização dos EUA: Container Store
Visita à loja de decoração e itens para casa: Bed, Bath & Beyond
Noite – Jantar na Broadway (opcional)

2º dia: 26/04
Manhã – City Tour em Manhattan
Tarde – Visita ao Museu Metropolitan (opcional)
Noite – Espetáculo na Broadway (opcional)

 


Valor do pacote: a partir de U$ 2.500,00

U$ 2.500,00 – passagens aéreas, hospedagem em Columbus e NY, traslados
U$ 300,00 – acompanhamento de tradutora em todo o evento NAPO (valor para rateio entre 10 pessoas)
U$ 825,00 – acesso livre para todos os seminários e feira de produtos da NAPO, recepção de boas vindas e almoços durante 3 dias
U$ 555,00 – acesso livre aos seminários e feira de produtos em apenas 1 dia

Opções de Pagamento:

– Entrada de 30% à vista e saldo em 4 vezes sem juros nos cartões de crédito Mastercard e Diners.
– Entrada de 40% à vista e saldo em 3 vezes sem juros para pagamento em cheques pré-datado ou Cartões American Express e Visa.

Inclui:

* Passagens aéreas
* Traslados aeroporto – hotel – conferência – hotel – aeroporto
* Hospedagem em Nova York e Ohio em quarto duplo ou triplo


Observações:

* O valor da contratação da intérprete para atender os participantes que não falam inglês será negociada após a confirmação da inscrição.
* Os passeios opcionais não estão inclusos no preço do pacote

PARA EMBARQUE É NECESSÁRIO PASSAPORTE COM VALIDADE MÍNIMA DE 06 MESES E VISTO AMERICANO.

 

Veja se você tem perfil para ser organizador profissional

Planejamento diário de atividades espontâneo, faça o seu em 4 passos

Muitas vezes me perguntam se o processo de administração de tempo (ou vida), não deixa a vida muito monótona e chata, com a necessidade constante de planejar, organizar e priorizar. Aonde fica a espontaneidade do ser humano nesse processo?

A resposta para essa pergunta é: você faz isso desde que nasceu! Você vem equipado de fábrica com o melhor e mais rápido computador que a humanidade viu: seu cérebro. E ele é responsável por planejar as coisas pra você. Por exemplo, quando você vai sair à noite, você pensa na roupa que vai usar, no lugar que vai ir, nas pessoas que vai levar, no horário que pretende chegar. Isso é um planejamento natural e quantos outros exemplos acontecem e você nem percebe que está planejando, priorizando e organizando as coisas de uma forma natural.

Se isso é natural para algumas coisas por que não transformar o seu planejamento diário em algo natural para você também?

O segredo está em tornar o planejamento diário em um hábito agradável e automático e o primeiro passo para isso é acreditar que é possível e excluir da sua mente qualquer tipo de crença negativa a esse conceito.

Depois que você passar dessa fase de aceitação tem que seguir para a ação. Estudos na área de neurociência afirmam que se você executa uma atividade de forma consecutiva e nos mesmos padrões pelo período de 21 dias, essa atividade se transforma em um hábito. Sugiro que você se discipline para executar seu planejamento diário por 21 dias, sem furos, no mesmos padrões e horários.

O planejamento diário é o processo de alinhamento das tarefas importantes criadas durante o planejamento semanal com as atividades que aparecem no dia a dia. Caso você seja e trabalhe em uma empresa Zen Budista de origem tibetana dificilmente você se preocupará em tarefas que aparecem do “além por alguém pra ontem”, mas se você for como a maioria dos Brasileiros, deve ter muitas tarefas que aparecem no dia a dia e precisam ser priorizadas.

Sugiro que você faça seu planejamento diário logo que chegar no escritório, antes de abrir seus emails ou fazer qualquer outra coisa. São necessários apenas 5 minutos para isso, se preciso chegue mais cedo na empresa para fazer isso.

O processo de planejamento diário deve seguir alguns passos:

1. Abra um sorriso. Relaxe!!! O dia só está começando!
2. Revisar o dia anterior na agenda e verificar o que ficou pendente para ser priorizado hoje, delegado ou agendado para outra data.
3. Revise seus lembretes, anotações ou qualquer coisa que você fez para lembrar de algo para ser feito hoje.
4. Calcule o tempo de cada tarefa, isso evita que você trabalhe mais que o previsto. Seja realista com cada tarefa e reserva um tempo para o seu amigo e conhecido Murphy.
5. Priorize as tarefas. Sugiro que você liste as tarefas por ordem que devem ser feitas e siga essa ordem.

Cuidado com excessos: Não adianta programar mil tarefas e conseguir executar apenas metade, você irá se sentir frustrado com isso. Lembre-se: Seu tempo é sua vida, procure usá-lo de forma inteligente e a seu favor!

Christian Barbosa – Empresário, escritor e palestrante especializado em produtividade pessoal. Autor do livro A Tríade do Tempo, a Evolução da Produtividade pessoal – Editora Campus.

 


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Como organizar uma reunião

Esqueça-se das críticas que existem a respeito das reuniões. É muito comum se comentar: "Reuniões são uma perda de tempo!". "Ah, meu Deus, lá vem outra reunião…".
Como profissional moderno e atualizado, você precisa saber que a maioria das pessoas do Brasil, como apontam estudos de Neurolingüística, é formada por pessoas mais "auditivas". Ou seja, neste país, gostamos de falar e de ouvir. Por isso se lê tão pouco.

Iremos lhe indicar alguns elementos básicos sobre a organização e participação em reuniões. Utilize o roteiro como uma espécie de checklist.

Definição de hora e lugar

Cabe a você ter certeza de que tudo vai se encaixar. Certifique-se de que a carga horária não ultrapasse outros compromissos do líder. Tente encontrar um local que se harmonize com quantidade de pessoas e tipo de reunião. Por exemplo: se o assunto em pauta for "explosivo" ou polêmico, procure – se possível – destinar um local mais aprazível, algo que ajude a "desarmar os espíritos".

Comunicação Interna
Faça uma parceria produtiva com o pessoal responsável pela Comunicação Interna. Tenha a certeza de que todos os envolvidos tenham sido informados pelo Correio Eletrônico, por Circular, Memorando, etc. Quando for de extrema importância, confirme – ou tenha a certeza de que alguém o fez – as presenças por escrito.

Papéis e lápis/canetas
Não deixe que ninguém dê a desculpa que não anotou alguma coisa porque "se esqueceu" dos instrumentos básicos para isso. Preste atenção à quantidade e qualidade, de acordo com o número de pessoas e o tipo de reunião. Distribua tudo previamente no local. Não deixe faltar, se forem necessários, flip chart, TV, vídeo, quadro negro, pranchetas, etc..

Disposição Geral
Ao líder deverá ser reservado um lugar de onde possa ser observado por todos, sem distinção. Combine com ele se há necessidade de uma distribuição estratégica de lugares. De repente, ele pode estar querendo olhar nos olhos de determinada pessoa… De preferência, tente fazer com que pessoas de um mesmo departamento se sentem de forma separada. Porque a tendência é de pessoas que convivem no dia a dia conversarem paralelamente.

Bebidas
Nada além de água (gelada e sem gelo), café e chá.

Saber ouvir
Preste atenção a cada palavra e em sua entonação. Muitos perdem o melhor da reunião, pois enquanto o outro está falando, ele estão pensando em como se sobressair.

Interrupções
Obtenha do líder uma combinação sobre a oportunidade ou não das interrupções ocasionadas por fatores externos. Ligações urgentes, chamados de serviço, etc.. Tudo deverá ser comunicado após a reunião? É esperada alguma ligação urgente? Quem poderá sair da sala para atender emergências? Etc..

Lista de presença
Geralmente, o líder gosta de saber quem faltou e porquê. Prepare tudo antes e garanta que todos os presentes puderam assinar a lista.

Ata
É muito importante e tem que ser bem minuciosa. Data, hora e local, assunto, quem falou o que, que temas ficaram pendentes, o essencial e as conclusões. Sempre que possível, faça o líder ler e assinar.

 


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15 Dicas de como gerenciar melhor o seu tempo

Através de pequenas atitudes diárias é possível aumentar muito a produtividade no trabalho:

1. Limpe sua mesa e planeje as atividades do próximo dia.

2. Determine o tempo a ser dispendido em cada atividade, incluindo as pendências não resolvidas no mesmo dia. Depois de elaborar toda a lista, determine os itens de prioridade e comece por eles.

3. Assegure-se de que você dimensionou o tempo de forma correta para cada tarefa ser completada, incluindo o tempo gasto com imprevistos e interrupções que possam acontecer.

4. Faça primeiro os trabalhos mais difíceis, enquanto você está mais disposto. Deixe por último, as tarefas menores, que estará mais cansado ao final do dia.

5. Estabeleça prazos finais para todas as tarefas e sinalize-as quando tiver terminado cada uma delas. Não prorrogue prazos de tarefas importantes, pois elas não serão menos árduas por isso.

6. Lembre-se de anotar horas e prazos específicos para tarefas de rotina como ler e responder e-mails, enviar fax, conversar com a equipe, atualizar relatórios etc.

7. Tente estabelecer horários em que você não permite ser perturbado, a não ser em caso de verdadeiras emergências.

8. Planeje suas ligações telefônicas. Faça um esboço do que precisa dizer e do que precisa saber. Caso seja necessário fazer várias ligações, tente fazer todas no mesmo intervalo de tempo pré-determinado para esta atividade.

9. Quando começar a fazer um trabalho, termine-o. Se deixar para depois, corre o risco de perder muito tempo para retomá-lo.

10. Planeje pequenos intervalos de descanso no período que costuma se sentir menos produtivo.

11. Reserve algum tempo para discutir problemas de rotina com colegas. Assim evita que seja interrompido a todo momento.

12. Aprenda a dizer não. Pergunte a você mesmo: eu sou a pessoa certa para essa tarefa?

13. Monitore como usa o seu tempo e mude conscientemente seu comportamento.

14. Stress e fadiga raramente são causadas pelas atividades realizadas. Geralmente são conseqüência daquilo que deixamos de fazer.

15. Adquira o hábito de terminar tudo que planejou naquele dia antes de ir embora para casa.

Veja também a versão animada deste conteúdo clicando aqui.

 


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Tenha mais produtividade com a Metodologia da Estrela

A metodologia foi desenvolvida com base nos principais problemas e necessidades identificados por uma pesquisa realizada com mais de 3.000 pessoas ao longo de anos, em diversos países sobre a questão da produtividade pessoal no século XXI.

Os resultados, indicaram que não existe um problema que se destaque muito entre os demais. Existe, sim, um grupo de situações distintas que contribui para acentuar a sensação de falta de tempo – e cada uma delas deve ser atacada com uma atitude específica. Ou seja, a questão não se resolve unicamente com técnicas de controle de agenda nem com qualquer outro processo isolado. Era necessário uma metodologia que respondesse a essas deficiências em toda sua totalidade.

O Símbolo da Estrela
O símbolo que utilizo para representar esta metodologia é a estrela de cinco pontas, um ícone que consegue ser simples e rico ao mesmo tempo. A estrela tem significados e representações que sintetizam harmonicamente os resultados perseguidos com a aplicação da metodologia: sucesso, direção e o ser humano com um todo.

As Cinco Fases
A metodologia contém cinco fases distintas, que devem ser postas em prática de forma seqüencial e cíclica. Cada uma delas busca atender as principais necessidades dos trabalhadores do conhecimento em matéria de produtividade pessoal e contém uma série de etapas e de técnicas de aplicação prática.

O processo de administração pessoal será considerado completo depois que todas as fases da metodologia forem cumpridas. Mas esse não é um processo finito. As fases são cíclicas. Isso significa que você estará sempre retornando à fase inicial e passando por todas as demais ao longo da sua aplicação. Isso ajuda no processo de revisão de suas prioridades e da necessidade natural de alteração de sua rota toda vez que houver mudança em seus objetivos ou em qualquer outro fator relevante envolvido em suas rotinas.

Fase 1 – Identidade
A fase inicial é chamada de Identidade. É a fase da reflexão, que nos leva a olhar para dentro de nós mesmos e nos perguntar: Quem sou eu? O que eu quero para minha vida? Qual é o meu verdadeiro propósito? Quais são meus sonhos? Quais são os papéis que desempenho na vida? Como estou vivendo meus relacionamentos? Como eu quero me equilibrar?

Uma das queixas mais freqüentes que ouvimos, é a de que as pessoas não sabem o que querem de verdade para suas vidas. Não têm um sentido, um propósito, algo pelo qual realmente desejam lutar, um objetivo que as motive. Vivem apenas por viver. O objetivo da fase da Identidade é servir como um espelho. Ela contém algumas ferra-mentas que possibilitam essa auto-análise. Elas mostram formas de você parar para pensar nas coisas realmente importantes de sua vida. A fase da identidade é fundamental em todo o processo. É a visão em longo prazo para as coisas relevantes em toda sua existência. É a forma de escrever o direcionamento que você quer dar para sua vida.

Fase 2 – Metas
Após sua auto-análise, tendo identificado seu propósito de vida, sabendo a melhor forma de se manter equilibrado e se certificando de seus papéis e dos sonhos que deseja realizar, está na hora de transformar tudo isso em realidade. Quem não tem metas definidas, vive os objetivos que são impostos pelas circunstâncias e por outras pessoas.

Ou seja, quem não tem meta não tem rumo nem autonomia. A pesquisa revelou que 51% das pessoas têm metas profissionais – normalmente ditadas pelas empresas onde trabalham. Na mesma direção, 59% afirmaram ter metas pessoais, mas, nesse caso, pode haver uma confusão. Provavelmente, muitos consideram metas algo que pode ser definido como um sonho ou como um projeto. O dado mais interessante de todos mostra que 31% dos entrevistados afirmaram que traçar e alcançar objetivos é o item mais importante no processo de administração de tempo. Metas são a forma de colocar em prática as ações necessárias para a realização de seus maiores objetivos e sonhos. Podemos dizer que metas transformam os sonhos em realizações, focam e direcionam a sua energia para a conquista deles e de seus ideais.

Fase 3 – Planejamento
A meta indica o ponto que você pretende alcançar. Os caminhos que o conduzirão até lá são definidos pelo planejamento. Essa etapa da metodologia é uma resposta a outra pergunta: como vou fazer isso? As pessoas trabalham 8, 12, 14 horas por dia. Mas, para que? Qual é a finalidade de todo esse esforço se não sabemos como chegar ao ponto que desejamos?

De acordo com a pesquisa, uma das deficiências na administração de tempo pessoal (com 13% do total), é a falta de planejamento. E mais: 24% dessas pessoas consideraram as técnicas de planejamento as mais importantes nesse processo, perdendo apenas para traçar e alcançar objetivos. (Essas duas etapas, na verdade, são intimamente relacionadas) A falta de planejamento está diretamente relacionada com o nível de Stresse. Quando não se planeja, a urgência acontece com maior freqüência. Planejar é definir, sempre por escrito, o caminho que será percorrido. É prever os possíveis problemas, identificar os passos intermediários, definir os prazos e os recursos. Planejar é economizar tempo – tanto na realização de suas metas quanto no trabalho diário. Sucesso por obra do acaso, é raro. O sucesso planejado é mais freqüente. Pode ser controlado e dá mais prazer.

Fase 4 – Organização
A organização, ajuda a aumentar a produtividade. Simplesmente, é mais fácil executar as ações em um ambiente limpo e arrumado. Somos acostumados a criticar pessoas bagunceiras ou até mesmo a chamar a atenção de nossos filhos para arrumarem seus quartos. Mas sempre esquecemos de reparar a nossa própria bagunça. Perdemos muito tempo localizando aquele papel importante que foi perdido, o contrato que deveria estar em alguma pasta, um arquivo de computador, uma revista com uma informação importante. Organizar seu ambiente de trabalho ou doméstico ajuda a ganhar tempo no dia-a-dia. Os desafios da organização sempre existiram e o avanço da tecnologia acrescentou novas exigências a esse quadro. Quantos e-mails você recebe por dia?

Quantos desses e-mails são realmente importantes para seu trabalho? Quanto tempo você perde por dia com os spams? Quantas informações úteis você pesquisa em sites, mas quando precisa, nunca consegue reencontrar? Como armazenar e reutilizar essa avalanche de informações? A organização é indispensável para a organização física de seu ambiente e para a lógica de seus arquivos. Além disso, ela ainda discute estratégias para armazenamento e compartilhamento de informações e conhecimento.

Fase 5 – Execução
A fase de execução é a convergência de todas as demais. Nela, sua identidade é exposta ao mundo, as suas metas começam a ser feitas, o seu planejamento é colocado em prática e a organização auxilia na produtividade. É a etapa mais desafiadora de todas. É nela que aparecem os famosos ladrões do tempo como os telefonemas, os e-mails, as reuniões, as tarefas urgentes, etc. Na fase de execução você será levado a priorizar as coisas importantes, utilizar sua organização pessoal, lidar com o inesperado, delegar e monitorar seus resultados.

Christian Barbosa – Empresário, escritor e palestrante especializado em produtividade pessoal. Autor do livro A Tríade do Tempo, a Evolução da Produtividade pessoal – Editora Campus.

 


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