Os 7 segredos das pessoas produtivas (e organizadas)

Elas estão entre nós

Se olhar com atenção talvez tenha a sorte de encontrar uma dessas perto de você. Como identifica-las? Porque elas conseguem fazer tanta coisa, cumprir prazos e gerenciar tão bem o tempo que possuem? Qual o segredo afinal? Vou tentar identificar e dividir alguns destes segredos com vocês.

 

1. Faça (ou Just do it) – parece muito simples, mas é incrível como a maioria de nós tem o péssimo hábito de deixar as coisas pra depois (proscratinar). Pessoas produtivas não ficam arrumando desculpas para não fazer o que tem que ser feito. Elas pensam: “bem, se tem que ser feito, vamos lá”, e simplesmente fazem.

2. Agende e Planeje utilizar a agenda pra valer, anotando de forma organizada tudo que é importante, e ter o hábito de planejar antes de executar uma tarefa ou atividade, são dois dos principais segredos das pessoas produtivas. Elas sabem que o tempo investido no planejamento e na organização da agenda, economiza horas de trabalho e ajuda a alcançar suas metas mais facilmente.

3. Organize-se normalmente, pessoas que possuem seu ambiente de trabalho organizado alcançam maiores níveis de produtividade. Quando nossa mesa de trabalho, nosso computador e principalmente nossos arquivos estão organizados, isso economiza tempo e facilita muito o gerenciamento das informações.

4. Delegue (consiga ajuda) – Outro segredo das pessoas produtivas é que elas não tentam fazer tudo sozinhas e não hesitam em delegar tarefas quando necessário. Da mesma forma que delegam, essas pessoas sabem quando buscar ajuda se preciso. Elas não consideram isso um sinal de fraqueza e entendem que deixar outros fazerem tarefas para as quais estão mais preparadas faz com que o trabalho ande melhor.

5. Evitar distrações (e manter o foco) – quando for iniciar uma tarefa importante, não atenda telefone, não atenda a porta, não leia seus e-mails. Mantenha-se focado. Pessoas produtivas fazem isso o tempo todo. Foco na tarefa é fundamental para alcançar bons resultados. Se o seu ambiente de trabalho não ajuda, procure alternativas, encontre maneiras de evitar as distrações e verá como tudo ficará mais fácil.

6. Atitude pró ativa (e positiva) – como no clássico livro infantil “the little Engine that could” ( a pequena locomotiva que podia), pessoas produtivas possuem o hábito de pensar que podem. Nesta simpática história, uma pequena locomotiva atrelou-se a um trenzinho cheio de brinquedos, e mesmo sem nunca ter feito um trabalho como esse, resolve levar os brinquedos para crianças do outro lado da montanha. Enquanto subia pelos trilhos ia dizendo “eu acho que posso, eu acho que posso, eu acho que posso”, e depois, descendo a montanha do outro lado, “eu sabia que podia, eu sabia que podia, eu sabia que podia”.

7. Avalie a importância da tarefaMais um segredo das pessoas produtivas; elas sabem avaliar a diferença entre tarefas que devem ser feitas daquelas que podem ser feitas. muita coisa que podemos fazer, mas distinguir claramente as tarefas que devemos fazer pode economizar muito tempo e contribuir de forma decisiva para nossa produtividade.

Um último segredo: pessoas produtivas não ultrapassam seus limites e sabem quando parar. Elas procuram também colocar alguma diversão em seu dia, mantendo um equilíbrio entre sua vida pessoal e profissional.

 

Organize-se, você pode!

 


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6 Dicas para organizar seu computador

Assim como uma mesa ou ambiente bagunçado,  um computador desorganizado também pode  roubar o nosso tempo e prejudicar nossa  produtividade.
Com a avalanche de e-mails, downloads, documentos, artigos e arquivos multimídia, saber organizar este ambiente digital, passa a ser uma tarefa cada vez mais importante para quem não quer jogar seu tempo fora.
  Isso pode ter muito mais impacto em pessoas que, como eu, que ficam mais de 40 horas por semana conectadas ao computador.
  Vamos ver algumas dicas simples e eficientes para você organizar melhor os arquivos eletrônicos:

 

1. Área de trabalho (desktop)

Deixe-o limpo e organizado. Elimine os ícones que não utiliza e organize os que ficarem de uma forma que possam ser facilmente localizados. Evite salvar arquivos na área de trabalho ou deixar ali atalhos para programas que você raramente utiliza.
  Crie atalhos para os softwares ou aplicativos utilizados com mais frequência (ex.: Word, Excel,  aplicativo de e-mail, etc). Isso economiza muito tempo, mas não exagere pois um desktop muito  carregado, além de deixar a máquina mais lentapode te confundir na hora de procurar o que quer.

 

2. Instale google desktop

Ele serve como uma poderosa ferramenta de busca para ajudar você a encontrar documentos perdidos. A barra vai aparecer como um atalho e pode ser bastante útil num momento de desespero.
  Você pode fazer o download em  http://google-desktop.softonic.com.br/.

 

3. Faça Backup

Conheço gente que foi para a terapia depois de ter seu notebook roubado ou o HD do seu computador corrompido, perdendo todos os seus arquivos e registros. Posso garantir que não vale a pena correr o risco. Faça cópia de tudo que for importante e mantenha-a em um local seguro. Seu backup pode ser feito em HDs externos, Pendrives, HDs virtuais (internet) ou mesmo em CDs e DVDs.
Um programa legal e bem simples de usar éSynctoy da Microsoft.

 

4. "nome aos bois"

Nomeie suas pastas e seus arquivos de forma clara e objetiva. Isso vai ser fundamental na hora que precisar localizá-los. Utilize o recurso de colocar a data. Ex: Projeto_nova_sede_OUT2011. Utilize o recurso da padronização, para tipos de arquivos usados com mais frequência. Por exemplo, se você  tem muitos arquivos com nome Projeto, Propostas etc., o nome pode começar sempre com  PROP_cliente A ou PROJ_cliente B, facilitando  bastante na hora da busca.

 

5. Quer reorganizar tudo?

Se a bagunça está generalizada e você resolveu que vai começar do zero (pode ser uma sábia decisão),  então é melhor fazer o seguinte: crie no Windows Explorer uma pasta com o nome
@ Documentos Antigos, por exemplo (o arroba faz com que a pasta fique em primeiro lugar no grupo), e coloque ali  todas as pastas atuais. Depois defina as novas pastas e categorias que pretende utilizar a partir de agora. Aos poucos, quando tiver tempo, e conforme for trabalhando com seus documentos antigos, transferindo-os para suas novas pastas, agora organizadas.
 Você verá que mais de 70% dos arquivos na pasta antiga vão permanecer intactos por muito tempo, ou seja, você provavelmente nem precisava deles. Aproveite para jogar coisas fora.
      Exemplo de uma nova organização:
 

nova organização

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 6. Não exagere na criação de pastas

Cuidado na hora de criar pastas e categorias para armazenar seus arquivos no computador. Isto vai economizar tempo na hora que precisar buscar uma informação ou documento. Criar dezenas de  categorias pode obrigar você a efetuar um número muito grande de cliques e fazer você perder tempo  até conseguir chegar no arquivo desejado.
Importantelembre-se de conferir o nome do arquivo que está salvando , e renomeie-o se  necessário. Muitas vezes fazemos o download de um programa ou arquivo que está com um nome  em “sânscrito”, algo como  Bhaktivedanta_twzz2009. Sabe quando vai encontrá-lo novamente se precisar?

        Manda alguma outra dica que você tenha e queira compartilhar com a gente ok?
Boa sorte!

 


Quer saber mais sobre este assunto? Leia nosso e-book: Kit E-books: Organize seu Trabalho

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Pare de deixar as coisas pra depois!

Pare de deixar as coisas pra depois!

Se você vive empurrando as coisas com a barriga, adia as ações até o limite do possível, vive evitando tarefas desconfortáveis, porém importantes.

 Cuidado, você pode ser um procrastinador!
A procrastinação é tão comum como o fato de haver pessoas na Terra. Todo mundo procrastina em um momento ou outro. Procrastinação é um hábito, não um defeito fatal. Esse (mau) hábito é provavelmente o obstáculo mais comum para o efetivo gerenciamento do tempo. É necessário persistência para mudar, mas você pode fazê-lo.

Colocada de forma simples, a procrastinação é o ato deliberado de deixar para depois o que deveria ser feito agora. A quantidade de problemas que os seus adiamentos causam depende, em um grau elevado, do “preço que você tem que pagar” por esse comportamento.
O ato de evitar fazer uma tarefa que precisa ser concluída, pode levar a sentimentos de culpa, inadequação, depressão e perda da autoconfiança. Ela interfere no sucesso profissional, acadêmico e pessoal. O psicólogo americano William Knaus estima que 90% dos estudantes universitários procrastinam. Destes estudantes, 25% são procrastinadores crônicos e este grupo é geralmente o daqueles que acabam desistindo da faculdade.

  Como a Procrastinação funciona dentro da sua cabeça
 Uma tarefa é uma tarefa. São nossos sentimentos com relação à tarefa que podem nos levar a procrastinar. Todos os dias nós somos confrontados com tarefas, sejam elas escrever um trabalho, limpar a garagem, ou pagar nossas contas. Dentro de nossas cabeças nós lidamos com sentimentos sobre a tarefa, os quais guiam o que fazemos. Se os sentimentos são negativos, nós talvez adiemos a tarefa. O resultado é que nós podemos usar nossos sentimentos para lidar com a tarefa racional ou irracionalmente. A voz racional diz: “eu odeio limpar a garagem, mas porque tem visita chegando no fim de semana é melhor eu começar agora, assim fica tudo pronto  antes deles chegarem.” A voz irracional diz: “ eu odeio limpar a garagem, a bagunça saiu do controle e essa tarefa é muito grande, sei que temos visitas vindo para o fim de semana, mas eu posso interditar essa área da casa e pronto. Depois, o verão é uma época bem melhor para lidar com essa limpeza.”

O que fazer para mudar essa situação? Em primeiro lugar é preciso reconhecer-se como tal. (Aproveite e faça o teste) Feito isso, é preciso encarar o problema de frente e traçar um plano de ações.

  Faça o teste e descubra seu nível de procrastinação
 

Instruções
Cada questão aponta para uma atividade diferente que envolve procrastinação. Sua resposta corresponderá a uma escala de 3 pontos: Sou eu, um pouco como eu, e não sou eu. Valor zero para não sou eu, um para às vezes sou eu, e dois para sou eu. Quando terminar o teste some seus pontos e anote ao final.

Você é um Procrastinador?

Sou eu

Um pouco como eu

Não sou eu

1. A procrastinação vem naturalmente para mim.         

     

2. Eu tenho responsabilidades que não estou cumprindo.       

     

3. Eu tenho planos que continuam no rascunho. 

     

4. Eu deixo de lado tarefas prioritárias por não serem confortáveis.    

     

5. Eu digo a mim mesmo que mais tarde irei começar.

     

6. Eu começo coisas que nunca termino.       

     

7. Eu tenho o hábito de aparecer sempre mais tarde.

     

8. Eu atraso enquanto trabalho parar cumprir um prazo.

     

9. E encontro formas de ampliar os prazos estipulados.

     

10. Eu sempre tenho desculpas para explicar os atrasos.

     

11. Eu deixo de lado decisões difíceis.

     

12. Quando não tenho certeza, eu evito a situação.

     

13. Eu evito fazer mudanças necessárias no meu estilo de vida.

     

14. O meu pessimismo sempre causa atrasos.

     

15. Minhas emoções afetam a forma como faço as coisas.

     

16. Meus relacionamentos íntimos parecem não me levar a lugar algum.

     

17. Eu evito o que me causa frustração.

     

18. Conflitos normalmente me desviam do caminho.

     

19. Minhas dúvidas e medos inibem minhas ações.

     

20.Quando me sinto ansioso, eu evito o que me causa medo.

     

 Total "às vezes sou eu" + "sou eu" : _______.

 Interpretação
 Algumas perguntas não terão o mesmo significado, porque têm diferentes nuances. Analise as sutilezas. Elas dizem algo sobre como você percebe as situações ou o que você faz como resultado de suas percepções. Por exemplo, o item 6 sugere a procrastinação comportamental. Isso é diferente da procrastinação por intriga (item 18), ou a procrastinação para a tomada de decisão (item 11).
 Os itens de 1 a 10 sugerem tendências à procrastinação. Itens de 11 à 20 apontam questões mais específicas da procrastinação. O significado da pontuação total do teste é sugestivo. Por exemplo, se você tiver uma pontuação total igual a zero, é de se perguntar o que está fazendo perdendo seu tempo fazendo esse teste, certo?  Se você marcar 30 ou mais, este artigo foi feito pra você. Se fez menos do que isso não significa necessariamente que você está de parabéns.
 Os itens que você marcar como "não sou eu" talvez mereçam uma segunda olhada. Perceba o que você está fazendo e que funciona bem, podendo ser transmitido para outras áreas de sua vida.

"Um pouco como eu", sugere a possibilidade de você tomar medidas para se colocar em posição de poder responder mais tarde "não sou eu."
 Os itens que você marcar como "sou eu" são pontos onde você provavelmente procrastina e merecem sua atenção maior.
Agora, caso você marque a maioria dos itens como "dois", talvez você esteja sendo muito duro consigo mesmo. No entanto, não se desespere. Veja algumas dicas que coloco mais abaixo e “mãos à obra”.
 Trabalhe para dominar progressivamente a procrastinação na sua vida e você verá como irá melhorar o gerenciamento do seu tempo e aumentar sua produtividade e satisfação pessoal.
 

 

   6 Dicas de ação pra você

Se você se reconheceu neste teste, aqui estão algumas boas dicas para começar a mudar de hábitos e organizar a sua vida.

Use Listas de memória As listas de memória podem ajudar bastante na hora de lembrar tarefas e estabelecer prioridade. Veja como elas funcionam aqui

Organize-se e use sua agenda- Quando possuímos um sistema de agenda eficiente, isso ajuda no bom gerenciamento do nosso tempo, e executar as tarefas e compromissos a que nos propomos,

Sua bagunça pode comprometer a sua carreira!

Seu espaço de trabalho é organizado, ou você é daquelas pessoas que colecionam papeis, caixas de arquivos, pastas e até copinhos descartáveis em cima da mesa?

O desktop do seu computador é limpo e organizado ou é lotado de ícones amontoados e sem critério? Sua caixa de entrada de e-mails está sempre vazia ou abarrotada com mensagens antigas?

 Atenção! A maneira como você organiza e gerencia seu espaço de trabalho pode afetar sua carreira!
A forma como você é percebido pelas outras pessoas pode fazer a diferença na hora de ser escolhido para gerenciar um novo projeto ou ser promovido. No caso do empreendedor ou profissional liberal pode significar ganhar ou não um novo cliente. Tão importante como vestir-se bem ou relacionar-se bem  é manter a boa aparência e produtividade na sua área de trabalho. A desordem comunica uma mensagem ruim. Uma mesa bagunçada e desorganizada aponta geralmente para uma pessoa bagunçada e desorganizada.

Pesquisa feita na Universidade do Texas nos USA mostrou que colegas de trabalho percebem os desorganizados como ineficientes e não imaginativos.
Portanto, mesmo que você se veja como um "gênio criativo" e ache que consegue se dar bem num ambiente bagunçado, são grandes as possibilidades de que seus colegas, gerentes ou clientes, não o vejam da mesma maneira.

Um novo estudo da OfficeMax , grande varejista americano de material de escritório, constatou que 90% dos americanos acreditam que a desordem tem um impacto negativo em suas vidas e no seu trabalho.  77% dos entrevistados disseram que a desorganização afeta sua produtividade. Além disso, mais da metade dos entrevistados disse que a desorganização prejudica o seu estado de espírito e os níveis de motivação, enquanto duas em cada cinco pessoas disseram ter sua imagem profissional afetada pela bagunça.

Veja o quadro abaixo:


 Pesquisa Oficemax 2010

 Mas se tanta gente tem a consciência de quanto a desorganização pode ser prejudicial para a produtividade, porque não tomam uma atitude e acabam de vez com a bagunça?
 Muitas vezes falta a motivação necessária ou mesmo saber por onde começar. Veja o que mostra outra parte da pesquisa.


 Pesquisa Oficemax 2010

Na pesquisa da Officemax  26% dos participantes disseram que eram desorganizados pois não tinham espaço suficiente para suas coisas. Segundo Peter Walsh, especialista americano, o problema não é a falta de espaço e sim o fato das pessoas terem coisas demais. Ele define a bagunça em duas categorias: Bagunça da Memória, aquela que lembra você de uma pessoa importante ou de um objetivo que quer alcançar, e a Bagunça tipo eu-posso-precisar-disso-algum-dia.

Ironicamente, quanto mais coisas você mantém à sua volta para se sentir com o controle, mais as pessoas vão achar que você não tem controle sobre o que acontece à sua volta.

Defina limites para a quantidade de coisas que você vai tolerar desde o início e desafiar-se a cumpri-los. Permita-se apenas uma estante. Quando estiver cheia, doe um livro para cada novo que  adicionar. O mesmo vale para os arquivos. Quando ficar carregado, é hora jogar fora alguns dos papeis que você não precisa mais. Walsh afirma que "80% dos papeis que temos num arquivo ou armário nunca verão a luz do dia. Um pessoa com quem ele recentemente havia trabalhado possuía  caixas de arquivo com recibos que remontam a 1989, incluindo recibos de sanduíches que ele havia pago em dinheiro. vai faltar espaço mesmo!

Fazer manutenção a longo prazo é tão importante quanto o plano de organização original. Crie o compromisso de duas vezes por ano percorrer seus arquivos antigos, a cada seis semanas para limpar as gavetas de sua mesa e ao final de cada dia para organizar e jogar coisas fora.

"Os 10 minutos mais importantes de cada dia são os 10 minutos antes de ir para casa à noite", diz Walsh. Ele aconselha a usar o final do dia para colocar as coisas em seus lugares, jogar lixo fora, e escrever a lista de coisas a fazer. Assim, seu escritório parecerá um lugar mais produtivo e acolhedor todas as manhãs.

A OZ! Organize Sua Vida também criou enquetes que foram respondidas em seu portal por mais de 5000 internautas e que mostra a percepção que tem as pessoas quanto à desorganização em seu ambiente de trabalho. Veja este exemplo abaixo:

Você pode lançar mão de alguns recursos para ajudar Considerando a importância deste tema, nosso papel é indicar caminhos que possam ajudar as pessoas, mostrando soluções simples e práticas. Veja a seguir algumas delas:

 Produtos na Loja OZ!
Produtos para organizar seus papeis, documentos e também sua mesa de trabalho

 Artigos no Portal OZ!
Organize sua mesa de trabalho
Como organizar seu espaço de trabalho em casa

 Pra encerrar, observe os espaços de trabalho de outros colegas à sua volta e ao que isto está  associado. Que tipo de mensagem eles emitem? Será que você parece com nosso amigo?                                                                                                                                            

Clique para ver o vídeo
 

Perceba que tipo de mensagem você também pode estar transmitindo através do seu próprio espaço de trabalho. É esta a forma como você quer que as pessoas te percebam ou avaliem?
Se não, está na hora de mudar. Sua carreira e o seu futuro pode muito bem depender disto.

 Organize-se, você pode!

 


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Organize sua mesa de trabalho

Quando foi a última vez que você viu sua mesa de trabalho e ficou orgulhoso dela? Faz tempo? Ah, isso nunca aconteceu?

  Seja como for, chegando a hora de reencontrar sua mesa debaixo das montanhas de papel. Mas “Quanto tempo vai levar pra arrumar a bagunça?”, Bem, o tempo dispensado vai depender do tamanho de sua mesa, da quantidade de papéis e bugigangas em cima e dentro dela e de quanto tempo você não sua superfície. Entretanto, possivelmente leve um minuto ou dois para tirar tudo de cima dela, depois, de 1 a 2 horas  para jogar fora o que não é necessário e mais umas 3 horas para reorganizar o que sobrou.

  Garanto que vale muito a pena investir este tempinho. Será como se “tirasse um bode da sala”, tudo vai ficar mais leve.

  Vamos , se esta chance! Você vai se sentir mais feliz e produtivo!

  Efetuar uma Limpeza geral de tempos em tempos é muito importante pois o gerenciamento de papéis e informações é parte essencial do dia-a-dia da maioria dos negócios e das atividades de qualquer pessoa. Isto vai fazer toda a diferença para a eficiência do trabalho.

 Você pode se programar de várias formas. Aqui apresento duas opções:

1. Escolha um dia especial para esta tarefa (um sábado por exemplo) e marque em sua agenda. Pode ser um dia da semana mais calmo ou uma época em que suas demandas de trabalho estão mais tranquilas. Separe um tempo adequado em função do volume de coisas que possui (ou do tamanho da bagunça ) Faça isso agora! Agende !

2. Outra possibilidade, caso você não possa dispor de um dia inteiro, é separar 1 hora ou alguns minutos por dia para esta tarefa. Você pode agendar todo dia, por exemplo, das 7:30 às 8:30 (acorde um pouco mais cedo nesta semana. Vai valer a pena!)Faça isso agora! Agende !
Ah, prepare-se para boas surpresas pois você vai encontrar papéis,documentos e objetos muito desaparecidos.

Planeje um dia separado para a limpeza de seus arquivos de computador. (esta limpeza deixará seu computador mais rápido, com mais espaço e mais organizado).

  Existem 3 princípios básicos na organização:
1. Consolidar Definir o que serve e o que não serve, o que vai usar e o que não vai. Descartar, jogar fora.
2. Categorizar Definir seu sistema de categorias e assuntos
3. GuardarDefinir um local para cada coisa

Como se preparar?
  Providencie pastas de arquivo, visores e etiquetas e caixas de arquivo morto, se for o caso. Sacos ou caixas para lixo (acredite, você vai precisar disso).Avise sua secretária ou seus pares que você estará ocupado com isto neste dia. Se for o caso, incentive-os a fazer o mesmo.

  Coloque uma música tranquila para relaxar quando começar a tarefa.

1.Consolidar
O que jogar fora – a arte de jogar o lixo no lixo – O que guardar
  Pergunte-se a si mesmo as seguintes questões : Isso requer alguma ação minha ou de outra pessoa? – Isto existe em outro lugar ou formato? – É recente o suficiente para ser útil? – Posso identificar uma utilidade específica para isso? – Será difícil consegui-lo novamente? – É um documento legal que exija que eu guarde? – O documento está desatualizado e pode me causar problemas desnecessários? – Mais alguém pode precisar desta informação?
Se  você respondeu não a estas 8 questões, descarte! Se mesmo tendo respondido não continua em dúvida, pergunte– se ainda: Qual a pior coisa que pode acontecer se eu jogar isto fora? Se der pra conviver com isso, descarte.

2.Categorizar
 Esta é a parte mais importante de todas. Um sistema de categorias bem montado, vai possibilitar uma organização mais eficiente e mais duradoura. Um bom sistema de categorias é que vai permitir guardar uma informação ou documento rapidamente, e depois dar condições para que sejam encontrados rapidamente, quando necessário. Portanto, invista o tempo necessário nesta fase.
Quer saber o segredo para uma organização nota 10?
Utilize o mesmo sistema de categorias para seus arquivos em papel, seu Explorer (arquivos no computador) e arquivos de emails. Abaixo dois exemplos de um sistema de categorias simples:
 

 

Não quer pensar no assunto? Conheça o OZ! Arquivo Mágico

3.Guardar
Lembre-se: Cada coisa em seu lugar e um lugar para cada coisa.
Você pode até trabalhar em uma mesa cheia de papéis e objetos, se isso é importante para seu fluxo de trabalho, contanto que após terminar, tudo isso possa voltar para um local determinado.
Daí a importância de ter também um sistema de arquivos organizado. Seus papéis e seus arquivos de computador precisam ter um local certo para serem guardados e depois facilmente recuperados. Se não for assim, eles serão perdidos ou vão virar bagunça em algum lugar, provavelmente sua mesa.

É isso . Mãos a obra e boa sorte.

Organize-se, você pode!
 


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Como organizar seus contatos para networking

Não importa se você está confortável em seu posto de trabalho ou procurando emprego: nos dias de hoje, manter uma rede de contatos ativa e atualizada é requisito básico. Ter à mão o telefone daquele fornecedor capaz de resolver seu problema de última hora ou lembrar do aniversário de um ex-colega pode ser o diferencial para quem quer ser reconhecido na empresa ou lembrado para futuras propostas.

Assim como em outras áreas da vida, na formação do networking (expressão em inglês usada para definir a rede de contatos de trabalho), a organização é tudo. De nada adianta conhecer pessoas interessantes em um curso, por exemplo, e esquecer os cartões de visita no meio da apostila ou voltar para casa com os nomes e telefones anotados em papeizinhos que acabam se perdendo. A melhor forma de manter esses contatos organizados depende da preferência e dinâmica de cada um. Algumas opções:

Agenda papel:
Ela pode parecer obsoleta, mas a boa e velha agendinha de papel ainda tem seu valor. Não está sujeita a panes de sistema (quem não teve um amigo desesperado após perder todos os contatos do seu celular, por exemplo?), é barata e facilmente manuseável. A dica é anotar tudo a lápis, o que evita rasuras ao atualizar números de telefones que vivem mudando, por exemplo.

 Agenda do celular:
Com sistemas operacionais cada vez mais completos e a vantagem da portabilidade, as agendas dos celulares servem para anotar quase tudo. Como o aparelho é muitas vezes alvo de furtos ou panes de sistema, convém manter um backup da agenda para não perder todos os contatos de uma hora para a outra.

Planilha:
Quem prefere centralizar todos os contatos no computador pode optar por uma planilha, com os dados úteis divididos em colunas e os tipos de contato em abas (por exemplo: uma aba para ex-colegas de colégio, outra para fornecedores, outra para amigos). Lembre-se de enviar periodicamente para você mesmo a planilha ou copiá-la em uma pen drive, para garantir acesso aos dados mesmo longe do computador em que ela está salva.

 Documento de texto:
Por mais simples que a solução possa parecer, concentrar todos os seus contatos em uma lista simples em um documento de Word ou bloco de notas tem como vantagem o rápido acesso aos nomes. Com um simples “Ctrl+F”, você pode digitar uma palavra-chave (como o sobrenome ou profissão) e ir direto ao ponto. Aqui também vale a dica de enviar periodicamente o documento por email ou copiar em um pen drive.

Ferramentas específicas:
Softwares específicos para a organização de contatos, como o Microsoft Outlook com Business Contact Manager, ajudam a realizar a gestão de clientes e contatos. Sites como LinkedIn (http://br.linkedin.com/), uma rede social voltada para o networking, ajuda na formação da rede. Criar seu perfil e manter seus dados atualizados pode ajudar na hora de encontrar trabalhos, pessoas e oportunidades recomendadas por qualquer um na sua rede.

Arquivos de papel:
É possível criar um banco de dados mais completo, reunindo artigos de jornais e revistas e folders, por exemplo, com um arquivo de pastas suspensas. Procure etiquetar cada pasta por tipo de contato ou ordem alfabética de sobrenomes.

Checklist: os dados que valem ouro

Seja qual for a forma escolhida para organizar seus contatos, alguns dados são sempre úteis e devem ser mantidos atualizados. Quando for adicionar um contato, anote:
• Nome completo
Telefones (celular, comercial e residencial)
E-mail
Endereço

Profissão / empresa
Referência (como foram apresentados, de onde se conhecem)
• Data de nascimento (para mandar uma lembrança ou um email na data, conforme nível de proximidade – o importante é lembrar!)
• Tags: palavras-chave pelas quais você pode procurar pelo contato (como  “gerente, administração, operadora celular, São Paulo”)
Foto: anexar uma foto ao contato ajuda a lembrar de suas feições na hora de encontrar novamente,
Observações: neste campo, anote informações que podem ser úteis em um futuro contato, como uma ideia que a pessoa lhe trouxe ou o assunto sobre o qual conversaram. Se você ficou de enviar um email, por exemplo, é interessante anotar para pedir feedback na próxima oportunidade. No caso de fornecedores e clientes, convém anotar também experiências negativas que podem ter acontecido. Pode evitar a indicação de algum profissional que não prestou bem o serviço, por exemplo.

 


Veja mais dicas no e-book Organize seu trabalho

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Ganhe mais produtividade em seu trabalho com a metodologia dos 5S

O 5S é o bom-senso que pode ser ensinado, aperfeiçoado, praticado para o crescimento humano e profissional. Convém se tornar hábito, costume, cultura. Os propósitos da metodologia 5S são de melhorar a eficiência através da destinação adequada de materiais (separar o que é necesssário do desnecessário), organização, limpeza e identificação de materiais e espaços e a manutenção e melhoria do próprio 5S.

Os principais benefícios da metodologia 5S são:
1. Maior produtividade pela redução da perda de tempo procurando por objetos. ficam no ambiente os objetos necessários e ao alcance da mão.
2. Redução de despesas e melhor aproveitamento de materiais. O acúmulo excessivo de materiais tende à degeneração.
3. Melhoria da qualidade de produtos e serviços
4. Menos acidentes do trabalho.
5. Maior satisfação das pessoas com o trabalho.

Os 5 Ss são:

Seiri: utilização.
Refere-se à prática de verificar todas as ferramentas, materiais, etc. na área de trabalho e manter somente os itens essenciais para o trabalho que está sendo realizado. Tudo o mais é guardado ou descartado.

Seiton: ordenação.
Enfoca a necessidade de um espaço organizado. A organização, neste sentido, refere-se à disposição das ferramentas e equipamentos em uma ordem que permita o fluxo do trabalho.

Seisō: limpeza.
Designa a necessidade de manter o mais limpo possível o espaço de trabalho. A limpeza, nas empresas japonesas, é uma atividade diária. Ao fim de cada dia de trabalho, o ambiente é limpo e tudo é recolocado em seus lugares, tornando fácil saber o que vai aonde, e saber onde está aquilo o que é essencial

Seiketsu: senso de normalização.
Criar normas e sistemáticas em que todos devem cumprir. Tudo deve ser devidamente documentado. A gestão visual é fundamental para fácil entendimento de cada norma.

Shitsuke: senso de autodisciplina.
Refere-se à manutenção e revisão dos padrões. Uma vez que os 4 Ss anteriores tenham sido estabelecidos, transformam-se numa nova maneira de trabalhar, não permitindo um regresso às antigas práticas. Entretanto, quando surge uma nova melhoria, ou uma nova ferramenta de trabalho, ou a decisão de implantação de novas práticas, pode ser aconselhável a revisão dos quatro princípios anteriores.

5S num contexto de negócios
A metodologia 5S foi adotada em várias organizações, desde pequenas empresas até as grandes corporações. Toda a implementação do 5S visa a melhorar a produtividade e o desempenho. Peterson, Jim & Smith, Roland dão exemplos  de usos do 5S no contexto de negócios. Tais organizações e seus resultados incluem:

 Centro de Suporte da Hewllet-Packard (HP)
• Melhorou os níveis de qualidade da comunicação e troca de informações
• Redução do ciclo de treinamento para novos empregados
• Redução de reclamações
• Redução do tempo de atendimento por cliente

 Boeing
• Melhoria da produtividade
• Maiores níveis de qualidade da produção
• Maior segurança
• Melhor Desempenho

 


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Aumente sua produtividade no trabalho

Cada dia que passa as pessoas buscam ter mais produtividade, seja no trabalho ou afazeres domésticos. Mas afinal o que é "produtividade"? Produtividade é produzir mais e melhor, em menos tempo e gastando menos.
Ser o mais produtivo possível é sempre importante, seja para ganhar mais dinheiro, acabar as tarefas mais cedo e ter mais tempo livre.

Abaixo listaremos algumas dicas para você aumentar sua produtividade com um esforço mínimo.

1. Organize-se
A organização pessoal é de extrema importância no seu dia-a-dia e pode ser o pilar central da sua produtividade. Mas calma, não adianta só criar uma meia dúzia de pastas no seu computador. Uma boa meta de organização no computador é você sempre saber onde está um arquivo desejado ou pelo menos saber a pasta onde a pasta que o contém se encontra.

Só pra lembrar, o nome dos arquivos também é muito importante. Então nada de colocar trabalho1, trabalho11, trabalho2agoratacerto, muito menos teste1, teste22 e coisas do tipo. Lembre-se que a sua memória pode não lhe ajudar na hora de lembrar o que diabos é aquele trabalhoteste123agoravai.doc

2. Organize as suas tarefas mais importantes do dia primeiro
As suas tarefas mais importantes do dia devem ser organizadas, de modo que se tornem prioridades em relação as todas as outras.

Sempre irão surgir várias outras coisas a fazer durante o dia, mas se você não priorizar e terminar suas tarefas mais importantes até o final do prazo estabelecido, elas estarão sempre lá para serem feitas, aumentando a sua lista.

Tente realizar 3 das suas tarefas mais importantes antes de ir para qualquer outra coisa. Se fizer isso, o resto do tempo será fácil.

3. Chegue mais cedo ao trabalho
Pra quem trabalha fora de casa é uma boa dica, pois chegando cedo, dá pra pegar um horário com menos pessoas perambulando, menos toques de telefone. Além da maior vantagem: não pegar o horário de pico no trânsito.

4. Evite reuniões e encontros desnecessários
A maior parte das reuniões são desnecessárias. Se possível decline. Se for inevitável, faça com que elas sejam produtivas de verdade.

5. Trabalhe desconectado da intenet a maior parte do tempo possível
Essa também é muito difícil pra quem trabalha com Internet. Mas é muito mais fácil você escrever um artigo bom, ou um layout decente sem ter interrupções de e-mails chegando, ou links pedindo para serem clicados.

Se você fizer isso ficará impressionado com o aumento de sua produtividade e até qualidade que seu trabalho ganhará.

6. Faça algo que você goste
Essa dica é aquela clássica. Mas é a mais pura realidade, tudo que nós fazemos quando gostamos, é muito mais simples e prazeroso. Há aquela vontade de fazer bem feito e você nem percebe quantas horas passou fazendo, e isso já torna seu trabalho melhor.

7. Organize-se (de novo?)
Sim, organização de novo. A organização pessoal é de suma importância para você aumentar sua produtividade.

Querendo ou não, todos nós acabamos acumulando uma quantidade grande de papel: livros, apostilas, fotocópias, trabalhos, currículos, relatórios e outra infinidade de coisas. Como organizar isso tudo? É bem difícil fazer isso do mesmo modo dos arquivos no computador, mas podemos ter uma idéia. Separar "cantinhos" para cada coisa é uma boa idéia.

Outro ponto importante relacionado a este tópico é a organização de compromissos. Você tem muitos compromissos? Reuniões? Ou provas e entregas de trabalho? Por que não anota tudo? Não quer anotar, tudo bem, Google Agenda para você. O importante é você se manter informado do que você deve fazer e até quando pode fazê-lo, lembrando de não deixar pra última hora.

Para finalizar, lembre-se que nenhuma dessas dicas é milagrosa. Força de vontade para mudar é sempre necessário e muitas vezes é isso que falta.

 


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